7 مرحله + نحوه ارسال ایمیل به استاد خود با درخواست تغییر تاریخ امتحان 33 نکته
ارسال یک ایمیل به استاد خود برای درخواست تغییر تاریخ امتحان میتواند اعصاب خردکن باشد، اما با برنامه ریزی مناسب و حرفه ای بودن، میتوانید به طور موثر درخواست خود را اعلام کنید. در اینجا 7 مرحله برای راهنمایی شما در این فرآیند آورده شده است:
مرحله 1: برنامه درسی دوره را مرور کنید قبل از تماس با استاد خود، برنامه درسی دوره را به دقت مرور کنید تا مطمئن شوید که هیچ دستورالعمل یا خط مشی خاصی در مورد تاریخ امتحان وجود ندارد. با هرگونه اطلاعاتی که استاد در مورد برنامه ریزی مجدد امتحانات ارائه می دهد، آشنا شوید.
مرحله 2: یک دلیل معتبر را شناسایی کنید داشتن دلیل معتبر برای درخواست تغییر تاریخ امتحان ضروری است. دلایل معتبر ممکن است شامل بیماری، شرایط اضطراری خانوادگی، درگیری های برنامه ریزی شده به دلیل سایر امتحانات یا شرایط شخصی مهم باشد. مطمئن شوید که دلیل شما واقعی و قابل توجیه است.
مرحله 3: از قبل برنامه ریزی کنید قبل از تاریخ آزمون برنامه ریزی شده با استاد خود تماس بگیرید. منتظر ماندن تا آخرین لحظه ممکن است زمان کافی برای بررسی درخواست شما یا ترتیبات جایگزین برای آنها باقی نماند.
مرحله 4: یک ایمیل مودبانه و حرفه ای بنویسید هنگام نوشتن ایمیل خود، لحن مودبانه و حرفه ای خود را حفظ کنید. استاد خود را با احترام و با استفاده از عنوان مناسب آنها (به عنوان مثال، دکتر، استاد) خطاب کنید و یک سلام مناسب را در آن بگنجانید (به عنوان مثال، استاد عزیز [نام خانوادگی]). هدف ایمیل خود را در قسمت موضوع به وضوح بیان کنید.
مرحله 5: وضعیت خود را توضیح دهید در متن ایمیل، توضیح مختصر اما مفصلی درباره علت درخواست تغییر تاریخ امتحان ارائه دهید. در مورد شرایط خود صادق و شفاف باشید و در عین حال احترام بگذارید. به وضوح بیان کنید که چرا فکر می کنید زمان بندی مجدد امتحان هم برای شما و هم برای عملکرد تحصیلی شما مفید است.
مرحله 6: راه حل های جایگزین پیشنهاد دهید راه حل ها یا جایگزین های بالقوه ای را برای پاسخگویی به درخواست خود ارائه دهید. این میتواند شامل پیشنهاد تاریخها و زمانهای خاصی باشد که برای شرکت در آزمون در دسترس خواهید بود یا در صورت امکان، روشهای ارزیابی جایگزین را پیشنهاد دهید. نشان دادن انعطاف پذیری و تمایل به یافتن راه حل میتواند شانس بررسی درخواست شما را افزایش دهد.
مرحله 7: از استاد خود برای توجه آنها تشکر کنید ایمیل خود را با ابراز قدردانی از وقت و توجه استاد خود به پایان برسانید. تصدیق کنید که ممکن است برنامه شلوغی داشته باشند و از تمایل آنها برای بررسی درخواست شما قدردانی کنید.
در اینجا 33 نکته اضافی برای کمک به شما در ایجاد یک ایمیل موثر وجود دارد:
- در ایمیل خود مختصر و دقیق باشید.
- از دستور زبان، املا و علائم نگارشی مناسب استفاده کنید.
- قبل از ارسال ایمیل خود را تصحیح کنید تا از وضوح و حرفه ای بودن اطمینان حاصل کنید.
- از استفاده از زبان عامیانه یا غیررسمی خودداری کنید.
- ایمیل خود را بر روی درخواست متمرکز کنید و از جزئیات غیر ضروری اجتناب کنید.
- از یک آدرس ایمیل حرفه ای (به عنوان مثال firstname.lastname@example.com) استفاده کنید.
- از یک موضوع واضح و توصیفی استفاده کنید.
- از قالب ایمیل رسمی با خوشامدگویی و پایان مناسب استفاده کنید.
- جزئیات مرتبط مانند نام دوره، شماره بخش و تاریخ امتحان را درج کنید.
- در صورت وجود هرگونه سند یا مدرک پشتیبانی ارائه دهید.
- از لحن مودبانه و محترمانه در طول ایمیل استفاده کنید.
- از استفاده از تمام حروف بزرگ یا علامت تعجب بیش از حد خودداری کنید.
- هنگام درخواست تغییر مراقب زمان و حجم کاری استاد باشید.
- از طرح مطالبات و یا درج عنوان در ایمیل خود اجتناب کنید.
- در صورت نیاز هرگونه اطلاعات اضافی را ارائه دهید.
- از ارسال چندین ایمیل بعدی، مگر در موارد ضروری، خودداری کنید.
- در زمان انتظار برای پاسخ از استاد خود صبور باشید.
- در صورت امکان، شخصاً با استاد خود ملاقات کنید تا در مورد درخواست خود صحبت کنید.
- قبل از ارسال ایمیل از مشاوران یا مشاوران تحصیلی مشاوره بگیرید.
- دوباره بررسی کنید که تمام اطلاعات تماس لازم را در امضای ایمیل خود وارد کرده باشید.
- از ارسال یک ایمیل به چندین استاد به طور همزمان خودداری کنید مگر اینکه لازم باشد.
- زمان ایمیل خود را در نظر بگیرید - از ارسال آن در تعطیلات آخر هفته، تعطیلات یا اواخر شب خودداری کنید.
- برای احتمال رد درخواست شما آماده باشید.
- تصمیم استاد را با ظرافت بپذیرید و از مشاجره یا درگیری بپرهیزید.
- اگر درخواست شما تایید شد، قدردانی کنید و هرگونه جزئیات یا ترتیبات را به صورت کتبی تأیید کنید.
- یک کپی از ایمیل برای سوابق خود نگه دارید.
- از استفاده از شکلک ها یا زبان غیررسمی در ایمیل خود اجتناب کنید.
- از یک تی حرفه ای و محترمانه استفاده کنیدحتی اگر با استاد رابطه دوستانه داشته باشید.
- از اغراق کردن یا آراستن شرایط خود بپرهیزید.
- در مورد هرگونه اطلاعات قبلی یا درگیریهای مربوط به تاریخ امتحان صادق و شفاف باشید.
- از یک پایان رسمی مانند “با احترام” یا “با احترام” استفاده کنید.
- از ارسال ایمیل های بعدی بلافاصله پس از دریافت پاسخ خودداری کنید - به استاد فرصت دهید تا درخواست شما را بررسی کند.
- به خاطر داشته باشید که اساتید موظف به اجابت درخواست شما نیستند، بنابراین بدون توجه به نتیجه، حرفه ای خود را حفظ کنید.